Nicht selten soll die Gründung einer GmbH möglichst schnell erfolgen, denn schließlich wollen Unternehmer unmittelbar bevorstehende Geschäftschancen nicht verpassen.

In der Praxis zeigt sich aber oftmals, dass es sich lohnt, die Gründung gut zu durchdenken und vorzubereiten, damit der Gründungsprozess nicht plötzlich stagniert und die Aufnahme der operativen Tätigkeit wochen- oder monatelang auf sich warten lässt.

Der Gründungsprozess lässt sich grob in drei Phasen unterteilen:

Phase 1: Vorüberlegungen

• Wer gründet die GmbH? Sollen mehrere Gesellschafter gleichberechtigt beteiligt werden oder gibt es Mehrheitsgesellschafter mit besonderen Rechten? Speziell bei Familienmitgliedern: sollen bereits Nachfolgeregelungen berücksichtigt werden?
• Soll die GmbH neu gegründet werden oder kommt der Erwerb einer Vorratsgesellschaft in Betracht?
• Wie soll die GmbH heißen und wo soll ihr Satzungs- und Verwaltungssitz sein?
• Wie lautet der Unternehmensgegenstand? Sind Geschäfte geplant, die eine besondere Genehmigung erfordern?
• Wieviele Geschäftsführer soll die GmbH haben und wer kommt in Frage? Ist bei mehreren Geschäftsführern eine Geschäftsordnung erforderlich?
• Wie soll das Mindeststammkapital in Höhe von EUR 25.000 aufgebracht werden? Sollen die Einlagen in Geld erbracht werden?
• Welche Bank kommt für die Eröffnung des Unternehmenskontos in Betracht?

Phase 2: Gründung

• Notariell zu beurkundender Gesellschaftsvertrag:

  Ein schriftlicher Vertrag zwischen den Gesellschaftern, der die Bedingungen und Regeln für die GmbH festlegt, insbesondere Firma und Gesellschaftszweck, Geschäftsanteile der Gesellschafter, Stimmenverteilung, Geschäftsführung.

• Notariell beglaubigte Gründungsurkunde:

  Die Gründungsurkunde muss von einem Notar beglaubigt werden und enthält als Anlage den Gesellschaftsvertrag sowie persönliche Erklärungen der Gesellschafter, insbesondere über die Übernahme der Geschäftsanteile.

• Stammkapital:

  Das Stammkapital muss mindestens EUR 25.000 betragen und ist auf das Konto der Gesellschaft vor Anmeldung und Eintragung in das Handelsregister einzuzahlen. Sofern keine Einlage in Geld (Bareinlage), sondern Sacheinlagen zu leisten sind, sind zusätzliche Nachweise über den Wert der Sacheinlagen zu erbringen.

• Anmeldung beim Handelsregister:

  Nach erfolgter Beurkundung kann ein Gesellschaftskonto eröffnet werden, auf das das Stammkapital einzuzahlen ist. Sobald der Betrag dem Konto gutgeschrieben wurde, meldet der Notar die GmbH beim zuständigen Handelsregisteramt an. Der Anmeldung sind neben der Gesellschafterliste unter Umständen noch weitere Unterlagen beizufügen (z.B. Existenz- und Vertretungsnachweise, wenn eine ausländische Gesellschaft als Gesellschafterin beteiligt ist, Vollmachten etc.).

• Mit Eintragung der GmbH in das Handelsregister erlangt sie ihre volle Rechtsfähigkeit.

Phase 3: Nach der Gründung

Spätestens nach der Eintragung werden weitere Maßnahmen erforderlich, insbesondere:

• Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:

  Nach der Eintragung der GmbH im Handelsregister erhält diese automatisch eine Steuernummer. Auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ggf. zu beantragen.

• Transparenzregisteranmeldung:

  Bei der Meldung zum Transparenzregister wird der wirtschaftlich Berechtigte der GmbH an das Transparenzregister gemeldet. Bei komplexeren Unternehmensstrukturen kann die Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten eine umfassendere Prüfung erfordern.

• Gewerbeanmeldung:

  Die GmbH muss beim zuständigen Gewerbe- oder Bezirksamt ein Gewerbe anmelden.

• Sozialversicherung und Arbeitnehmervergütung:

  Mitarbeiter müssen bei den Sozialversicherungsbehörden angemeldet werden und entsprechende Beiträge sind abzuführen.

• Betriebliche Versicherungen:

  Je nach Art des Geschäftsbetriebes können verschiedene Versicherungen erforderlich sein, wie z.B. Haftpflichtversicherung, Berufshaftpflichtversicherung etc.

Die im Zuge der Planung und Gründung einer GmbH auftretenden steuerlichen und rechtlichen Fragestellungen sollten von den Gründern frühzeitig identifiziert und geklärt werden, um Verzögerungen und Überraschungen zu vermeiden.

Wir beraten Sie gerne!