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Transparenzregister – sind Ihre Meldungen auf dem aktuellen Stand?
Die Offenlegung von wirtschaftlich Berechtigten dient der wirksamen Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und anderen Formen der Finanzkriminalität. Die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten verschafft Transparenz darüber, wer hinter einer Organisation steht und von ihren Aktivitäten profitiert. In vielen Ländern ist daher bereits gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen und andere Rechtseinheiten ihre wirtschaftlich Berechtigten offenlegen müssen; in Deutschland geschieht dies durch die Registrierung im Transparenzregister.
Der wirtschaftlich Berechtigte
Als wirtschaftlich Berechtigter i.S.d. § 3 Abs. 1 Geldwäschegesetzes (GwG) wird eine natürliche Person oder eine Gruppe von Personen bezeichnet, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine juristische Person oder sonstige Rechtseinheit steht. Gleichermaßen ist wirtschaftlich Berechtigter, auf dessen Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird, selbst wenn diese natürliche Person nicht im rechtlichen Sinne als Eigentümer oder direkte Kontrollperson auftritt.
Bei juristischen Personen zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (z.B. als Komplementär oder durch ein Vetorecht).
Gemäß § 19 Abs. 1 GwG müssen für die Anmeldung die relevanten Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer des Unternehmens bereitgestellt werden. Dazu gehören Angaben wie Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie Staatsangehörigkeiten.
Die Bestimmung des wirtschaftlich Berechtigten kann im Einzelfall je nach Komplexität der Unternehmensstrukturen oder bei Organisationen, die in mehreren Ländern tätig sind, sehr umfangreich sein. Häufig geht dann der Meldung zum Transparenzregister zunächst eine gründliche Analyse der Eigentums- und Kontrollstrukturen sowie der zugrunde liegenden wirtschaftlichen Interessen voraus.
Wer ist verpflichtet Meldungen zum Transparenzregister abzugeben?
Die Pflicht zur Anmeldung im Transparenzregister besteht unabhängig von der Rechtsform des meldepflichtigen Unternehmens oder der Organisation. Sowohl große als auch kleine Unternehmen sind gleichermaßen betroffen. Die Anmeldung ist erforderlich, wenn eine juristische Person gegründet wird oder sich die bei bereits bestehenden Organisationen Änderungen an den wirtschaftlich Berechtigten ergeben. Solche Änderungen können beispielsweise der Verkauf von Anteilen oder die Übertragung von Beteiligungen sein.
Nach § 20 Abs. 1 GwG sind vor allem juristische Personen des Privatrechts (z.B. GmbH, AG, eingetragener Verein etc.) und eingetragene Personengesellschaften (wozu seit dem 1. Januar 2024 auch die im Gesellschaftsregister eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts (eGbR) gehört) verpflichtet, die relevanten Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen.
Darüber hinaus besteht gemäß § 21 GwG für nichtrechtsfähige Stiftungen (soweit der Stiftungszweck aus der Sicht des Stiftenden eigennützig ist), Trusts und vergleichbare Rechtsgestaltungen eine Meldepflicht.
Sonderfall: Auslandsgesellschaften mit Immobilien in Deutschland
Die Meldepflicht gilt grundsätzlich nur für Vereinigungen mit Sitz in Deutschland. Nach § 20 Abs. 1 S. 2 GwG müssen aber auch Vereinigungen mit Sitz im Ausland ihre wirtschaftlich Berechtigten offenlegen, wenn sie
- selbst Eigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie halten oder sich verpflichten, solches Eigentum zu erwerben,
- unmittelbar oder mittelbar eine Beteiligung von mindestens 90% an einer Gesellschaft mit inländischen Immobilien innenhaben (sog. Anteilsvereinigung i.S.v. § 1 Abs. 3 GrEStG (Grunderwerbsteuergesetz) oder
- unmittelbar oder mittelbar eine wirtschaftliche Beteiligung von mindestens 90% an einer Gesellschaft mit inländischen Immobilien innehaben (sog. wirtschaftliche Anteilsvereinigung i.S.v. § 1 Abs. 3a GrEStG).
Im Einzelfall kann die Mitteilungspflicht entfallen, wenn die Auslandsgesellschaft die Angaben nach Artikel 1 Nummer 15 Buchstabe c der Richtlinie (EU) 2018/843 und nach § 19 Absatz 1 bereits an ein anderes Register eines Mitgliedstaates der Europäischen Union übermittelt hat.
Besteht konkreter Handlungsbedarf?
Da seit dem 1. Januar 2023 die vom Gesetzgeber eingeräumten Übergangsfristen für Meldungen der mitteilungspflichtigen Angaben zum Transparenzregister abgelaufen sind, müssen Meldepflichtige nun damit rechnen, dass das Bundesverwaltungsamt bei unterlassenen Angaben entsprechende Bußgelder verhängt.
Wir empfehlen daher:
- Regelmäßige Überprüfung des Status Quo
- Für welche Rechtseinheiten bestehen Meldepflichten?
- Wurden für diese Einheiten bereits Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister gemeldet bzw. sind die bereits gemeldeten Angaben noch aktuell?
- Vornahme der Meldung bei fehlenden Angaben oder Korrektur fehlerhafter Angaben
Auch bei Neugründungen einer UG, GmbH etc. ist darauf zu achten, dass die entsprechenden Vereinigungen schnellstmöglich ihre Meldungen zu den wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister vornehmen.
Bei Fragen zu diesem Thema helfe ich gerne weiter – sprechen Sie uns an.
Transparency Register – Is your reporting up to date?
The disclosure of beneficial owners serves to effectively combat money laundering, terrorist financing and other forms of financial crime. The identification of beneficial owners provides transparency about who is behind an organization and who benefits from its activities. In many countries, it is therefore already a legal requirement for companies and other legal entities to disclose their beneficial owners; in Germany, this is done by registering in the transparency register.
The Benefical Owner (also referred to as “UBO”)
A beneficial owner within the meaning of Section 3 (1) of the German Money Laundering Act (GwG) is an individual or a group of persons who own or control a legal entity or other legal unit. Similarly, the beneficial owner is the person at whose cause a transaction is ultimately carried out or a business relationship is established, even if this individual does not act as the owner or direct controlling person in the legal sense.
In the case of legal entities, a beneficial owner is any natural person who directly or indirectly holds more than 25 percent of the capital shares, controls more than 25 percent of the voting rights or exercises control in a comparable manner (e.g. as a general partner or through a veto right).
Pursuant to Section 19 (1) GwG, the relevant information on the beneficial owners of the company must be provided for the registration. This includes details such as first and last name, date of birth, place of residence and type and scope of the beneficial interest as well as nationality.
The identification of the beneficial owner can be very extensive in individual cases, depending on the complexity of the corporate structures or in case the organization operates in several countries. The notification to the transparency register is often preceded by a thorough analysis of the ownership and control structures as well as the underlying economic interests.
Who is obliged to submit reports to the Transparency Register?
The obligation to register in the Transparency Register exists regardless of the legal form of the company or organization which is subject to the reporting obligation. Both large and small companies are equally affected. Registration is required if a legal entity is founded or if there are changes to the beneficial owners of existing organizations. Such changes can be, for example, the sale of shares or the transfer of shareholdings.
According to Section 20 (1) GwG, legal entities under private law (e.g. GmbH, AG, registered association, etc.) and registered partnerships (which since January 1, 2024 also includes the “partnership under civil law entered in the company register” (eGbR)) are obliged to provide the relevant information on the beneficial owners for entry in the transparency register.
In addition, in accordance with Section 21 GwG, there is a reporting obligation for foundations without legal capacity (insofar as the purpose of the foundation is self-interested from the perspective of the founder), trusts and comparable legal structures.
Special case: foreign companies with real estate in Germany
In principle, the reporting obligation only applies to companies with registered seat in Germany. However, according to Section 20 (1) sent. 2 GwG, companies based abroad must also disclose their beneficial owners if they
- themselves own property located in Germany or undertake to acquire such property,
- have a direct or indirect shareholding of at least 90% in a company with domestic real estate (see Section 1 para. 3 GrEStG (German Real Estate Transfer Tax Act) or
- directly or indirectly hold an economic interest of at least 90% in a company with domestic real estate (see Section 1 (3a) GrEStG).
In individual cases, the notification obligation may be waived if the foreign company has already transmitted the information pursuant to Article 1(15)(c) of Directive (EU) 2018/843 and pursuant to Section 19(1) to another register of a Member State of the European Union.
Is there a specific need for action?
Since the transitional periods granted by the legislator for reporting information to the Transparency Register have expired since January 1, 2023, those obliged to report must now expect that the Federal Office of Administration will impose corresponding fines for failure to provide information.
We therefore recommend
- Regularly review the status quo
- Which legal entities are subject to reporting obligations?
- Has information on the beneficial owners of these entities already been reported to the transparency register or is the information already reported still up to date?
- Report of missing information or correction of incorrect information
When setting up a new UG, GmbH, etc., it is also important to ensure that the relevant legal entities submit their reports on the beneficial owners to the Transparency Register as quickly as possible.
If you have any questions on this topic, please do not hesitate to contact us.
