Der Begriff des „Legal Project Management“ (LPM), also das Projekt Management im Bereich der Rechtsberatung, ist längst auch in Deutschland angekommen. Klassischerweise versteht man darunter das Planen, Budgetieren, Verteilen von Ressourcen, Steuern und Implementieren komplexer Projekte u.a. aus dem M&A und Reorganisationsbereich, bei gerichtlichen Massenverfahren oder Börsengängen national und international, unter Umständen mit einer Vielzahl an Jurisdiktionen und in großen multidisziplinären Teams. Im Vordergrund steht die Effizienz: das Reduzieren von Verwaltungsaufwand, Ressourcen und Kosten, um gleichzeitig alle anderen Geschäftsbereiche, gerade die operativen, während dieser Transformationsphase geringstmöglich zu belasten.

Im Grunde fängt es aber bereits im Kleineren an. Das folgende Beispiel verdeutlicht dies:

Ein mittelständisches Unternehmen, das in den letzten Jahren schnell gewachsen ist und weitere Geschäftsbereiche durch Zukauf von Gesellschaften hinzugewonnen hat, möchte seine Struktur verschlanken, Verwaltungsaufwand reduzieren und sich nur noch auf bestimmte Kerngeschäftsfelder fokussieren. Die Mitarbeiter sind motiviert und qualifiziert in ihrem Bereich und befürworten diesen Schritt aus ihrer jeweiligen Sicht. Das Management, das an weiterem Wachstum interessiert ist und gleichzeitig die Kosten im Blick hat, wünscht eine schnelle effiziente Umsetzung der Verschlankung der rechtlichen Struktur und erwartet, dass dies – wo erforderlich – in Abstimmung mit allen Fachbereichen (Finanzen, IT, HR etc.) geschieht, um das Kerngeschäft ohne Störungen zügig ausbauen zu können. Bei dem Projektmanager fließen alle diese Interessen zusammen. Er oder sie definiert in Abstimmung mit den Vorstellungen des Managements und der Fachbereiche die anfallenden Aufgaben und Projektziele und erstellt einen Projektplan, der einen zeitlichen Ablauf veranschaulicht, die Projektteilnehmer und ihre Verantwortungsbereiche enthält, mögliche Risiken aufzeigt und die Kostenplanung transparent darstellt. Während der Umsetzungsphase wird der Projektplan Schritt für Schritt „abgearbeitet“. Es wird sichergestellt, dass die jeweiligen Fachbereiche sich an entscheidender Stelle austauschen und zusammenarbeiten und der Zeitplan eingehalten wird. Dies ist immer auch ein dynamischer Prozess, zu dem die Überprüfung der Praktikabilität der Schritte gehört. Nicht selten kommt es vor, dass kurzfristige Änderungen vorzunehmen sind, wenn sich in der Praxis etwas als nicht umsetzbar erweist. Gleiches gilt für plötzliche unvorhergesehenen Ereignisse, die die Planung jederzeit beeinflussen können.

Die Rolle des Projektmanagers kann durch interne Projektmanager übernommen werden, wenn es diese Funktionen im Unternehmen bereits gibt. Nicht immer bringen diese aber die nötige rechtliche Expertise mit, die bei Projekten aus dem Rechtsbereich erforderlich sein kann. Anderen Mitarbeitern aus der Rechtsabteilung die LPM Rolle für eine gewisse Zeit zu übertragen, kann – je nach individueller Eignung – eine gute Alternative sein. Häufig führt dies aber zu einer enormen Arbeitsbelastung bei der jeweiligen Person, die bereits ein anderes festes Aufgabengebiet im Unternehmen hat. Hier kann es sich daher durchaus anbieten, Anwälte mit Erfahrung im Legal Project Management und einem Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge für den Zeitraum des Projektes zu mandatieren.